Cum ceri o ofertă de contabilitate pentru firma ta

Ofertele de contabilitate par ușor de comparat, pentru că de obicei sunt un abonament lunar. În realitate, două abonamente cu același preț pot acoperi servicii foarte diferite. Iar prețul depinde aproape în întregime de datele pe care i le dai contabilului în cerere. Ghidul acesta îți arată ce informații să pregătești, cum să scrii cererea și ce să compari între oferte.

Datele firmei care schimbă prețul

Forma juridică și regimul fiscal

SRL, PFA, întreprindere individuală, ONG. Pentru SRL: microîntreprindere sau impozit pe profit, plătitor de TVA sau nu. Dacă faci achiziții sau vânzări în alte state din UE, menționează: operațiunile intracomunitare cer declarații suplimentare.

Volumul de documente

Numărul aproximativ de documente pe lună este baza de calcul pentru majoritatea contabililor: facturi emise, facturi primite, bonuri, extrase de cont, documente de casă. Dacă nu știi exact, uită-te la o lună obișnuită și numără.

Angajații

Câți angajați ai și dacă vor fi mai mulți în curând. Salarizarea, contractele de muncă și raportările aferente sunt de obicei un serviciu separat sau cresc abonamentul.

Activitatea

Comerțul cu stocuri, producția, construcțiile sau restaurantele presupun mai multă muncă decât serviciile simple. Spune pe scurt ce face firma.

Situația actuală

Firmă nou înființată, firmă care schimbă contabilul sau firmă cu contabilitatea rămasă în urmă? Ultimul caz presupune o reconstituire, care se ofertează separat.

Ce servicii ceri

Nu toate firmele au nevoie de toate. Bifează-le pe cele de care ai nevoie și spune-le în cerere.

Un exemplu de cerere

Cererea ajunge pe oferte.net la firmele de contabilitate potrivite. Fiind un serviciu care se poate face și de la distanță, poți primi oferte și din afara localității tale.

Ce compari între oferte

Ce intră efectiv în abonament

Cere lista scrisă a serviciilor incluse și a celor plătite separat. Un abonament mic cu multe servicii plătite în plus poate ieși mai scump decât unul mai mare, complet.

Calificarea

Întreabă dacă persoana care îți ține contabilitatea este expert contabil sau contabil autorizat, membru CECCAR, și dacă firma de contabilitate este autorizată. Informația se poate verifica la CECCAR.

Asigurarea de răspundere profesională

Întreabă dacă firma are asigurare pentru eventualele greșeli profesionale și ce acoperă.

Cum lucrați împreună

• Cum se predau documentele: platformă online, e-mail, ridicare de la sediu?
• Până în ce zi a lunii trebuie trimise?
• Cine îți răspunde la întrebări și în cât timp?
• Primești lunar un rezumat cu taxele de plată și termenele?

Contractul

Durata, preavizul de încetare și, foarte important, cum se predau arhiva și balanța dacă schimbi contabilul. O predare ordonată, cu proces-verbal, te scutește de probleme mai târziu.

Ce pregătești pentru prima discuție

• Certificatul de înregistrare și datele de identificare ale firmei.
• Regimul fiscal actual și, dacă există, ultimele declarații depuse.
• O estimare a documentelor lunare și lista conturilor bancare.
• Numărul de angajați și tipul contractelor.
• Lista întrebărilor tale: termenele de plată, cum primești documentele, cine îți răspunde.

Greșeli frecvente când alegi un contabil

• Alegi doar după prețul abonamentului, fără lista serviciilor incluse.
• Nu întrebi cum se tratează lunile cu volum mai mare de documente.
• Nu stabilești în scris termenul până la care trimiți documentele.
• Nu clarifici cine are acces la SPV și la e-Factura.
• Nu ai un contract cu preaviz și cu regulile de predare a arhivei.

Contabilitate online sau la sediu

Mulți contabili lucrează astăzi cu documente trimise electronic: fotografiezi sau scanezi bonurile, trimiți facturile pe e-mail sau printr-o platformă, iar extrasele vin direct de la bancă. Pentru o firmă mică, de servicii, varianta online economisește timp. Dacă ai multe documente pe hârtie sau preferi întâlniri față în față, spune asta în cerere: vei primi oferte mai ales de la firme din apropiere.

Când schimbi contabilul

Dacă treci de la un contabil la altul, e bine să o faci la început de lună sau de trimestru, după ce declarațiile perioadei anterioare au fost depuse. Cere un proces-verbal de predare-primire a documentelor și a accesului la SPV, în condițiile stabilite cu noul contabil. Menționează în cerere că e o preluare, ca noul contabil să știe ce verificări trebuie să facă la început.

Pe scurt

Spune forma juridică, regimul fiscal, volumul de documente, angajații și serviciile de care ai nevoie. Compară abonamentele după ce intră în ele, nu după sumă. Pe oferte.net primești cel mult 3 oferte, gratuit. Pentru metoda generală de comparare, vezi cum compari ofertele dincolo de preț.